Quanto tempo guardar o relatório de vistoria: prazo, backup e validade como prova

Toda operação de vistoria chega no mesmo dilema depois de alguns anos: apagar ou manter? Manter tudo custa armazenamento e aumenta o risco de dado pessoal mal guardado. Apagar cedo demais pode significar perder a prova exatamente quando ela faz falta.

Não existe prazo único fixado em lei para guardar o relatório de vistoria. O que existe são prazos de prescrição, regras de guarda de dados pessoais e exigências de integridade do arquivo digital. Este artigo organiza os três para você calcular o prazo da sua operação com base em dispositivo, não em costume.

O prazo nasce da prescrição, não do documento

A lógica é: guarda-se enquanto alguém ainda pode exigir algo relacionado àquele serviço. Os prazos vêm do Código Civil e do CDC:

• Dez anos: regra geral do art. 205 do Código Civil, quando a lei não fixa prazo menor.
• Três anos: pelo art. 206, § 3º, V, prescreve em três anos a pretensão de reparação civil. É o prazo que mais interessa a quem prestou serviço de vistoria.
• Cinco anos: pelo art. 27 do CDC, prescreve em cinco anos a pretensão à reparação pelos danos causados por fato do produto ou do serviço, contados do conhecimento do dano e de sua autoria.
• Trinta ou noventa dias: pelo art. 26 do CDC, o direito de reclamar por vícios aparentes ou de fácil constatação caduca em trinta dias, para serviço e produtos não duráveis, e noventa dias, para duráveis, contados do término da execução do serviço.

Dois detalhes mudam a conta. O primeiro é o § 1º do art. 26: a contagem começa da entrega efetiva do produto ou do término da execução do serviço. O segundo é o § 3º: tratando-se de vício oculto, o prazo começa no momento em que o defeito fica evidenciado. Ou seja, o relógio pode começar a correr muito depois da vistoria.

E há um ponto que costuma gerar confusão: a Lei 8.245/1991 descreve obrigações de vistoria nos arts. 22 e 23, mas não fixa prazo de reclamação. Quem alega que existe prazo legal específico de guarda está repetindo prática de mercado, não dispositivo.

Documento fiscal tem regra própria

Se o relatório acompanha uma operação com nota fiscal, entra a regra tributária. Pelo art. 195, parágrafo único, do Código Tributário Nacional, os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram. E os arts. 173 e 174 fixam em cinco anos a decadência para constituir o crédito tributário e a prescrição da cobrança. Na prática, isso cria um piso de cinco anos para o que tem relação fiscal, somado ao prazo civil aplicável.

Dados pessoais: aqui existe obrigação de apagar

Este é o lado que muita operação ignora. A LGPD não só permite como determina a eliminação em certas hipóteses. O art. 15 lista quando o tratamento termina: quando a finalidade foi alcançada ou os dados deixaram de ser necessários ou pertinentes, quando chega ao fim o período de tratamento, quando há comunicação do titular com revogação do consentimento, resguardado o interesse público, ou quando há determinação da autoridade nacional.

O art. 16 define que os dados pessoais serão eliminados após o término do tratamento, autorizada a conservação, entre outras hipóteses, para cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador. E o art. 18, VI, garante ao titular o direito de pedir a eliminação dos dados tratados com consentimento, exceto nas hipóteses do art. 16.

É o encontro dessas duas forças que define a política de guarda de uma operação de vistoria: manter enquanto houver prazo prescricional ou obrigação legal, e eliminar depois, com critério documentado.

Integridade do arquivo: o que a lei exige do documento digital

Aqui a legislação é específica e útil. A Lei 12.682/2012, no art. 2º-A, § 2º, determina que o documento digital e sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com a lei, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.

Mas o valor probatório vem acompanhado de condições. O art. 3º exige que o processo de digitalização mantenha a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com emprego de assinatura eletrônica, e o parágrafo único determina que os meios de armazenamento protejam os documentos de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

O Decreto 10.278/2020 detalha como isso se comprova. No art. 3º, IV, define integridade como o estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada. O art. 5º estabelece que, para se equiparar a documento físico perante pessoa jurídica de direito público interno, o documento digitalizado deve ser assinado digitalmente com certificação no padrão ICP-Brasil, seguir os padrões técnicos mínimos do Anexo I e conter os metadados do Anexo II.

E o Anexo II traz dois metadados que qualquer operação de vistoria deveria adotar, mesmo entre particulares: hash (checksum) da imagem, o algoritmo que mapeia a sequência de bits do arquivo para verificar sua integridade, e prazo de guarda, a indicação do prazo estabelecido para cumprimento da destinação. O art. 6º ainda permite que, nas relações entre particulares, qualquer meio de comprovação de autoria e integridade escolhido de comum acordo seja válido, aplicando-se o padrão do art. 5º na ausência de acordo.

Como montar a política de guarda da operação

Com esses dispositivos em mãos, uma política prática fica assim:

• Defina o prazo por tipo de serviço. Reparação civil prescreve em três anos e fato do serviço em cinco. Trabalhar com cinco anos como piso civil e somar o prazo fiscal costuma ser o caminho mais seguro.
• Separe o que é obrigação legal do que é conveniência. O que tem prazo legal fica; o que é conveniência precisa de justificativa na política de retenção.
• Documente a eliminação. Se a LGPD manda eliminar após o término do tratamento, a política precisa dizer quando isso ocorre e como é registrado.
• Garanta integridade. Arquivo com hash registrado, armazenamento protegido contra alteração e cópia de segurança em local distinto.
• Prefira formato fechado e legível. O conteúdo precisa continuar abrindo sem depender de um aplicativo específico daqui a cinco anos.
• Restrinja acesso por perfil. Foto de imóvel e documento de pessoa são dados pessoais; acesso amplo aumenta risco sem necessidade.

E vale dizer o que não existe: não há norma federal que fixe número de cópias, periodicidade de backup ou cópia fora do local, nem prazo de guarda específico para relatório de vistoria. Esses são critérios de gestão, e o que a lei exige é que o arquivo se mantenha íntegro e que o dado pessoal tenha destino definido.

Operação que organiza prazo, integridade e acesso resolve as duas pontas: continua com prova quando precisa e não acumula dado pessoal sem finalidade. É o tipo de controle que começa na forma como o registro é gerado em campo. No TRILHA Start, o relatório sai padronizado, com histórico por imóvel e gestão financeira, em conta gratuita.

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Perguntas frequentes

Existe prazo legal para guardar o relatório de vistoria?

Não há prazo específico em lei federal para o relatório de vistoria. O prazo se extrai das regras de prescrição: dez anos como regra geral (art. 205 do Código Civil), três anos para reparação civil (art. 206, § 3º, V), cinco anos para fato do serviço pelo CDC (art. 27) e cinco anos para o que tem relação fiscal, pela regra do art. 195 do CTN combinada com os arts. 173 e 174.

Quando a LGPD obriga a apagar os dados da vistoria?

O art. 15 da LGPD define o término do tratamento quando a finalidade é alcançada, quando os dados deixam de ser necessários, no fim do período de tratamento, por comunicação do titular com revogação do consentimento, ou por determinação da autoridade nacional. O art. 16 determina a eliminação após o término, autorizada a conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

Foto digital vale como prova igual ao documento físico?

Pode valer. A Lei 12.682/2012, art. 2º-A, § 2º, equipara o documento digital e sua reprodução ao original, para todos os fins de direito, desde que a digitalização observe o art. 3º, mantendo integridade, autenticidade e confidencialidade e protegendo o arquivo de acesso, alteração e destruição não autorizados.

O que é preciso para o documento digital valer perante órgão público?

Pelo art. 5º do Decreto 10.278/2020, o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico perante pessoa jurídica de direito público interno deve ser assinado digitalmente com certificação no padrão ICP-Brasil, seguir os padrões técnicos do Anexo I e conter os metadados do Anexo II, que incluem o hash da imagem e o prazo de guarda.

Quais metadados devem acompanhar os arquivos da vistoria?

O Anexo II do Decreto 10.278/2020 prevê, entre outros, o hash (checksum) da imagem, que serve para verificar integridade, e o prazo de guarda, vinculado à destinação do documento. Entre particulares, o art. 6º admite qualquer meio de comprovação escolhido de comum acordo.

Vício oculto muda o prazo para reclamar?

Muda. O art. 26, § 3º do CDC define que, tratando-se de vício oculto, o prazo decadencial começa no momento em que o defeito fica evidenciado. É a razão pela qual o arquivo da vistoria precisa ser mantido por tempo compatível com o prazo de reparação civil e com o fato do serviço.

Fontes consultadas

• Código Civil (texto compilado), Planalto: arts. 205 e 206.
• Lei 8.078/1990, CDC (texto compilado), Planalto: arts. 26 e 27.
• Lei 13.709/2018, LGPD (texto compilado), Planalto: arts. 15, 16 e 18.
• Lei 5.172/1966, CTN (texto compilado), Planalto: arts. 173, 174 e 195.
• Lei 12.682/2012 (texto compilado), Planalto: arts. 2º-A e 3º.
• Decreto 10.278/2020, Planalto: arts. 3º, 5º, 6º e Anexo II.

Este artigo é informativo e não substitui orientação jurídica. A política de retenção deve considerar o seu tipo de cliente e as obrigações setoriais aplicáveis.