Inquilino ausente na vistoria de saída: como registrar sozinho e não perder a prova

Dia marcado, locador e vistoriador na porta, inquilino ausente. A vistoria é feita, o relatório sai, e meses depois a cobrança das avarias é contestada com uma frase simples: "eu não estava lá". E aí a pergunta que decide o caso aparece: a vistoria feita por uma parte só serve como prova?

A resposta curta é: sozinha, não. A resposta útil é: existe um procedimento que transforma essa vistoria em prova consistente. Este artigo mostra o que a lei exige, o que a jurisprudência considera e como organizar a vistoria quando o inquilino não aparece.

O que a lei exige antes da vistoria

O primeiro ponto não é sobre prova, é sobre dever. O art. 23, IX da Lei 8.245/1991 obriga o locatário a "permitir a vistoria do imóvel pelo locador ou por seu mandatário, mediante combinação prévia de dia e hora".

Duas palavras importam nesse inciso: combinação prévia. A lei não exige prazo mínimo em dias, não exige notificação judicial e não define formato. Exige que o dia e a hora tenham sido combinados antes. Isso significa que a ausência do inquilino só deixa de ser problema se o locador conseguir provar que a combinação existiu.

E o dever de entregar o imóvel em ordem também tem base clara: art. 23, III da Lei 8.245/1991, que obriga a restituir o imóvel no estado em que foi recebido, salvo deteriorações decorrentes do uso normal, e art. 569, IV do Código Civil, com a mesma redação. Do outro lado, o art. 22, V garante ao locatário a descrição minuciosa do estado do imóvel na entrega, quando solicitada. Sem vistoria de entrada, não existe parâmetro de comparação.

O problema: vistoria unilateral não é prova plena

Aqui vale trazer a jurisprudência, e ela é direta. A Jurisprudência em Perguntas do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e dos Territórios, ao tratar da locação de imóvel, registra que a vistoria realizada unilateralmente "não tem força probatória para, por si só, comprovar a situação do bem ao final da locação", com precedentes do próprio Tribunal, e lembra que, nos termos do art. 373, I do Código de Processo Civil, compete ao autor provar os fatos constitutivos de seu direito.

Ou seja, o locador que produz vistoria sozinho e depois cobra reparos começa o processo com o ônus de provar aquilo que alega, e o documento que ele mesmo produziu tem peso limitado.

O que faz diferença: o caso concreto do TJDFT

O mesmo material do TJDFT aponta o que sustentou a prova em um dos casos analisados: o termo de devolução das chaves, assinado pelo locador e por duas testemunhas, nos termos de previsão contratual, com ressalva expressa, em negrito e perfeitamente visível, sobre a responsabilidade dos locatários pela reparação dos danos que viessem a ser apurados.

Traduzindo: não foi só o registro fotográfico que resolveu. Foi o conjunto formado por previsão contratual, testemunhas e ressalva destacada no documento de devolução. Três elementos, todos documentáveis, e nenhum deles dependente da presença do inquilino.

A ata notarial como instrumento

Existe um instrumento pensado exatamente para documentar fato quando uma das partes não colabora. O art. 384 do Código de Processo Civil determina que a existência e o modo de existir de algum fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião. E o parágrafo único acrescenta que dados representados por imagem ou som gravados em arquivos eletrônicos poderão constar da ata notarial.

O que isso resolve na prática: data, hora, quem estava presente, o que foi encontrado em cada ambiente e o registro audiovisual ficam atestados por terceiro imparcial, com fé pública, sem depender da concordância do inquilino.

E vale ser honesto sobre o limite: não há dispositivo que atribua à ata notarial o poder de definir responsabilidade sozinha. Ela documenta o fato; a discussão sobre quem responde segue as regras do direito material. O que ela faz é remover a contestação sobre o estado encontrado no dia.

Os outros dois dispositivos que ajudam

O art. 369 do CPC garante às partes o direito de empregar todos os meios legais, bem como os moralmente legítimos, ainda que não especificados no Código, para provar a verdade dos fatos. É a base que sustenta o uso de registro audiovisual, testemunhas e histórico de comunicação.

O art. 411 do CPC define quando um documento é considerado autêntico: quando o tabelião reconhece a firma do signatário, quando a autoria é identificada por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico, ou quando não houver impugnação da parte contra quem o documento foi produzido. O terceiro inciso é o mais valioso no dia a dia: documento não impugnado é tido por autêntico. E, para não ser impugnado com sucesso, ele precisa ter sido enviado ao inquilino com comprovante de recebimento.

O roteiro prático quando o inquilino não aparece

• Combinação prévia por escrito: notificação com dia, hora e endereço, enviada com antecedência razoável e comprovante de entrega. É o que atende ao art. 23, IX.
• Confirmação no dia: registro de que a equipe compareceu no horário combinado, com horário de chegada e tentativa de contato.
• Presença de testemunhas: duas pessoas identificadas, com nome e documento, quando possível. É o que a jurisprudência valorizou.
• Registro completo do estado: descrição por ambiente, fotos e vídeo percorrendo o imóvel, com data e hora automáticas.
• Ata notarial quando o valor envolvido justifica o custo: transforma o registro em documento com fé pública.
• Termo de devolução das chaves com data, assinaturas e ressalva expressa e destacada sobre valores pendentes.
• Envio ao inquilino de todo o material, com comprovante, abrindo a janela para manifestação.

Se o inquilino recebe o material e não se manifesta, o cenário do art. 411, III do CPC passa a trabalhar a favor de quem produziu o registro.

E se as chaves também não forem devolvidas?

Muda o enquadramento. Aí a discussão não é sobre prova de avaria, mas sobre não restituição do imóvel. O art. 575 do Código Civil determina que, notificado o locatário, se ele não restituir a coisa, pagará, enquanto a tiver em seu poder, o aluguel que o locador arbitrar, e responderá pelo dano que ela venha a sofrer, ainda que por caso fortuito. O parágrafo único permite ao juiz reduzir o valor arbitrado se for manifestamente excessivo, considerando o caráter de penalidade.

Nesse cenário, o registro da vistoria de saída continua sendo necessário, mas o que sustenta a cobrança do período é a notificação documentada e a prova de que o imóvel não foi devolvido.

Como evitar que isso aconteça

Quase todo caso de vistoria sem o inquilino nasce de contrato omisso. Três cláusulas resolvem:

• procedimento de devolução: quem agenda, com quanto de antecedência, por qual canal e o que acontece em caso de ausência;
• previsão de que, na ausência do locatário devidamente notificado, a vistoria será realizada com testemunhas, com registro enviado depois;
• regra sobre o termo de devolução das chaves, com ressalva expressa de valores pendentes.

Com isso, a ausência do inquilino deixa de ser imprevisto e passa a ser hipótese prevista, com procedimento definido. É o mesmo princípio de padronização que faz uma operação de vistoria funcionar: processo escrito, registro padronizado e histórico disponível. O TRILHA Start entrega modelo de relatório, gestão de imóveis e envio do registro em conta gratuita.

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Perguntas frequentes

A vistoria de saída feita sem o inquilino tem validade?

Ela é válida como registro, mas não tem força probatória para, por si só, comprovar a situação do bem ao final da locação, conforme registra a Jurisprudência em Perguntas do TJDFT. O que fortalece o conjunto é a combinação prévia de dia e hora por escrito, a presença de testemunhas e o envio do registro ao inquilino com comprovante.

O que a lei exige antes de fazer a vistoria?

O art. 23, IX da Lei 8.245/1991 exige que o locatário permita a vistoria pelo locador ou mandatário, mediante combinação prévia de dia e hora. A lei não fixa prazo mínimo em dias, então o que sustenta a legalidade do procedimento é a prova de que a combinação existiu.

O que é ata notarial e quando ela vale a pena?

É o instrumento previsto no art. 384 do CPC, pelo qual a existência e o modo de existir de um fato podem ser atestados ou documentados, a requerimento do interessado, mediante ata lavrada por tabelião, admitindo inclusive imagens e som. Vale a pena quando o valor em discussão ou o histórico de conflito justificam o custo.

Testemunhas na vistoria servem para quê?

Para dar suporte ao registro. Em caso analisado pelo TJDFT, o termo de devolução das chaves assinado pelo locador e por duas testemunhas, com ressalva destacada sobre a responsabilidade dos locatários, foi determinante para a prova. Testemunha identificada, com nome e documento, fortalece o documento.

Se o inquilino não se manifestar depois de receber o registro, o que acontece?

O art. 411, III do CPC considera autêntico o documento quando não houver impugnação da parte contra quem foi produzido. Por isso o envio do material com comprovante de recebimento é etapa essencial: ele abre a janela de manifestação e protege o registro de contestação posterior.

E se o inquilino também não devolver as chaves?

Entra o art. 575 do Código Civil: notificado o locatário, se não restituir a coisa, pagará o aluguel que o locador arbitrar enquanto a tiver em seu poder e responderá pelos danos, com possibilidade de redução judicial do valor arbitrado, considerando seu caráter de penalidade.

Fontes consultadas

• Lei 8.245/1991 (texto compilado), Planalto: arts. 22 e 23.
• Lei 13.105/2015, CPC (texto compilado), Planalto: arts. 369, 373, 384 e 411.
• Código Civil (texto compilado), Planalto: arts. 569 e 575.
• TJDFT, Jurisprudência em Perguntas, locação de imóvel: vistoria unilateral e termo de devolução das chaves com testemunhas.

Este artigo é informativo e não substitui orientação jurídica para um caso concreto.